Excel als CRM gebruiken is voor veel ondernemers een logische eerste stap. Je hebt geen nieuwe software nodig, je kunt snel een klantenlijst maken en je houdt de kosten laag. Toch merken veel bedrijven later dat CRM voor kleine bedrijven meer biedt dan alleen een spreadsheet met namen en telefoonnummers.
Excel is handig, flexibel en bekend. Je kunt zelf kolommen maken voor klantnaam, e-mailadres, telefoonnummer, status, opmerkingen en laatste contactmoment. Voor een starter, zzp’er of klein bedrijf met weinig klanten kan dat prima werken.
Maar Excel is eigenlijk niet ontworpen als klantbeheersysteem. Het is een spreadsheetprogramma. Dat betekent dat je veel zelf moet bouwen: herinneringen, contactgeschiedenis, leadstatussen, opvolging en verkoopoverzicht. Daardoor kan Excel na verloop van tijd rommelig worden.
Wat betekent Excel als CRM gebruiken?
Excel als CRM gebruiken betekent dat je een spreadsheet inzet om klantgegevens en verkoopkansen te beheren. Je maakt bijvoorbeeld een tabel met klanten, leads, contactinformatie en notities.
In de basis lijkt dat op CRM. Je verzamelt informatie over klanten en probeert overzicht te houden. Wil je eerst weten wat een echt CRM doet, lees dan wat is een CRM-systeem.
Een eenvoudige Excel-CRM kan kolommen bevatten zoals:
- Bedrijfsnaam
- Contactpersoon
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Status
- Laatste contactmoment
- Volgende actie
- Opmerkingen
- Offertebedrag
Met deze basis kun je al veel informatie bewaren. Het probleem is vooral dat Excel weinig helpt bij actie en opvolging.
Wanneer is Excel als CRM handig?
Excel is handig wanneer je net begint en nog weinig klanten hebt. Als je bijvoorbeeld tien tot twintig contacten beheert, kun je prima werken met een eenvoudige lijst.
Ook als je nog niet zeker weet hoe je klantbeheer wilt inrichten, kan Excel helpen. Je ontdekt welke gegevens belangrijk zijn en hoe je klanten wilt indelen.
Voor zzp’ers kan Excel tijdelijk voldoende zijn. Toch is CRM voor zzp vaak praktischer zodra je meer leads, offertes en terugbelmomenten krijgt.
Excel is vooral geschikt voor eenvoudige registratie. Je bewaart gegevens, maar verwacht niet dat het systeem actief met je meedenkt.
Voordelen van Excel als CRM
Het grootste voordeel is dat Excel bekend is. Veel ondernemers weten al hoe ze rijen, kolommen en filters gebruiken. Daardoor kun je snel starten zonder training.
Een tweede voordeel is flexibiliteit. Je bepaalt zelf welke kolommen je maakt en hoe je informatie sorteert. Je kunt de lijst aanpassen aan je eigen bedrijf.
Een derde voordeel is de prijs. Als je Excel al hebt via Microsoft 365 of een vergelijkbare oplossing gebruikt, hoef je geen extra CRM-abonnement te betalen.
Excel kan ook handig zijn als tijdelijke oplossing voordat je overstapt naar een eenvoudig CRM-systeem. Je kunt eerst je klantdata verzamelen en later importeren.
Nadelen van Excel als CRM
Het grootste nadeel is dat Excel passief is. Het bewaart informatie, maar helpt je niet automatisch bij opvolging. Je moet zelf controleren wie je moet bellen, welke offerte openstaat en welke lead aandacht nodig heeft.
Een ander nadeel is dat contactgeschiedenis snel onoverzichtelijk wordt. Je kunt opmerkingen in cellen zetten, maar lange notities zijn moeilijk leesbaar. Voor goed klantcontact bijhouden is een echt CRM meestal beter.
Ook samenwerking is lastig. Als meerdere mensen in hetzelfde bestand werken, kunnen versies door elkaar lopen. Iemand gebruikt misschien een oude kopie, een ander past kolommen aan en voor je het weet weet niemand welke lijst actueel is.
Daarnaast is Excel gevoelig voor fouten. Een verkeerde sortering, verwijderde rij of fout geplakte gegevens kunnen je klantbestand beschadigen.
Welke gegevens zet je in een Excel-CRM?
Als je Excel als CRM gebruikt, houd het dan simpel. Maak niet te veel kolommen. Hoe ingewikkelder je bestand wordt, hoe groter de kans dat je het niet meer bijhoudt.
Begin met basisgegevens. Denk aan naam, bedrijf, telefoonnummer, e-mailadres en website. Voeg daarna status toe, bijvoorbeeld lead, klant, oud-klant of partner.
Daarna kun je velden toevoegen voor laatste contactmoment en volgende actie. Dat helpt bij klantgegevens bijhouden en maakt je lijst praktischer.
Gebruik ook een kolom voor opmerkingen, maar houd deze kort. Als je veel contactmomenten per klant hebt, is dat een teken dat Excel minder geschikt wordt.
Excel voor leads beheren
Je kunt Excel gebruiken om leads bij te houden. Maak bijvoorbeeld statussen zoals nieuw, gebeld, offerte gestuurd, opvolgen, gewonnen en verloren.
Toch wordt dit snel beperkt. In een echt CRM kun je leads vaak slepen door fases, taken koppelen en herinneringen instellen. Voor actief leads bijhouden in CRM is dat veel handiger.
Als je weinig leads hebt, is Excel genoeg. Maar als je wekelijks nieuwe aanvragen krijgt, kan een spreadsheet je groei tegenhouden. Je mist dan overzicht in prioriteiten en opvolging.
Excel en verkoopoverzicht
Een verkoopoverzicht in Excel kan nuttig zijn. Je kunt bijvoorbeeld per lead het verwachte bedrag, de kans op verkoop en de status bijhouden.
Maar een verkoopproces is vaak dynamisch. Een lead verandert van fase, een offerte wordt aangepast en een klant vraagt later opnieuw informatie. In Excel moet je dit allemaal handmatig bijwerken.
Een echte pipeline werkt meestal prettiger. Lees daarom ook verkooppipeline maken als je verkoopkansen overzichtelijker wilt beheren.
Voor kleine teams is sales pipeline voor kleine bedrijven vaak een betere aanpak dan een losse spreadsheet.
Wanneer wordt Excel te beperkt?
Excel wordt te beperkt wanneer je meer nodig hebt dan een lijst. Dat moment komt vaak sneller dan ondernemers denken.
Een paar duidelijke signalen:
Je vergeet klanten of leads op te volgen. Je weet niet welke informatie actueel is. Je hebt meerdere versies van hetzelfde bestand. Je zoekt vaak naar oude notities. Je mist overzicht over offertes. Je werkt met meerdere mensen in één lijst.
Als je deze problemen herkent, is klanten beheren zonder Excel waarschijnlijk verstandiger.
Van Excel naar CRM overstappen
Overstappen hoeft niet moeilijk te zijn. Begin met je huidige Excel-bestand op te schonen. Verwijder dubbele klanten, controleer e-mailadressen en bepaal welke kolommen je echt nodig hebt.
Daarna kun je je bestand vaak exporteren als CSV en importeren in een CRM. Een praktische gids vind je bij van Excel naar CRM.
Start niet met alle oude data. Neem vooral actieve klanten, warme leads en openstaande offertes mee. Zo blijft je nieuwe systeem overzichtelijk.
Gratis CRM als alternatief
Als je Excel gebruikt omdat je kosten wilt besparen, is gratis CRM een logisch alternatief. Een gratis CRM voor kleine bedrijven biedt vaak contactbeheer, taken en basisleadbeheer.
Het voordeel is dat je meer CRM-functies krijgt zonder direct te betalen. Denk aan herinneringen, contactprofielen en soms een eenvoudige pipeline.
Heb je meer functies nodig, dan kun je later overstappen naar een goedkoop CRM-systeem.
Veelgestelde vragen
Kan ik Excel als CRM gebruiken?
Ja, dat kan. Voor kleine klantlijsten en eenvoudige registratie werkt Excel prima. Het wordt minder geschikt wanneer je veel leads, contactmomenten en opvolgtaken hebt.
Wat moet er in een Excel-CRM staan?
Minimaal klantnaam, contactpersoon, e-mail, telefoonnummer, status, laatste contactmoment, volgende actie en opmerkingen.
Is Excel beter dan CRM?
Excel is beter voor eenvoudige tabellen. CRM is beter voor klantbeheer, opvolging, contactgeschiedenis en verkoopkansen.
Wanneer moet ik overstappen van Excel naar CRM?
Als je opvolging vergeet, informatie moeilijk terugvindt of met meerdere versies werkt, is overstappen verstandig.
Kan ik mijn Excel-data importeren in CRM?
Ja, veel CRM-systemen ondersteunen import via CSV-bestanden. Maak je data vooraf schoon voor een betere start.
Conclusie
Excel als CRM gebruiken is een slimme start voor kleine bedrijven die eenvoudig klantgegevens willen bewaren. Het is goedkoop, bekend en flexibel.
Toch heeft Excel duidelijke grenzen. Zodra klantcontact, leads, offertes en opvolging belangrijker worden, is een echt CRM-systeem vaak beter. Begin simpel, houd je Excel-bestand netjes en stap over zodra je merkt dat je meer nodig hebt dan een lijst.
