Vaste en onverwachte bedrijfskosten: hoeveel ruimte houd je in je begroting?

Huur, salarissen en softwareabonnementen zijn kosten waar je meestal vooraf rekening mee kunt houden. De uitgaven die onverwachts komen zijn echter lastiger. Denk aan een machine die plotseling kapotgaat of een leverancier die zijn prijzen verhoogt. Het is dan dus ook van belang dat je in je begroting niet alleen naar de bekende kosten kijkt. Houd in plaats daarvan ook rekening met mogelijke onverwachte kosten, want zo voorkom je dat een tegenvaller direct voor financiële problemen zorgt. 

Begin met je vaste kosten

De vaste kosten vormen een logisch uitgangspunt voor je begroting. Denk aan huur of hypotheeklasten, salarissen, verzekeringen, leasecontracten en abonnementen. Dit hoeft overigens niet te betekenen dat iedere kostenpost jarenlang exact hetzelfde blijft. Een verzekeringspremie kan veranderen. Ook salarissen, huurprijzen en softwarekosten kunnen stijgen. Kijk daarom bij het maken van een nieuwe begroting naar de actuele bedragen in plaats van automatisch de cijfers van vorig jaar over te nemen. 

Houd rekening met kosten die schommelen

Naast vaste lasten hebben veel bedrijven natuurlijk ook variabele kosten. Dit zijn kosten die afhankelijk zijn van de hoeveelheid werk of omzet. Inkoopprijzen stijgen of er is tijdelijk meer materiaal nodig dan verwacht. Kijk daarom naar eerdere jaren en naar ontwikkelingen die je al ziet aankomen. Hiermee kun je voorkomen dat je begroting alleen werkt wanneer alles precies volgens verwachting verloopt.

Reserveer ruimte voor onverwachte uitgaven

Sommige kosten zijn nauwelijks vooraf te voorspellen. Denk aan een bedrijfsauto die plotseling een dure reparatie nodig heeft. Een aparte financiële buffer kan helpen om zulke uitgaven op te vangen. Het verschilt per onderneming hoe groot die moet zijn. Een bedrijf dat sterk afhankelijk is van dure machines heeft andere risico’s dan een zelfstandig adviesbureau dat voornamelijk met laptops werkt.

Vergeet personeelsuitval niet

Ook rondom personeel kunnen onverwachte kosten ontstaan. Wanneer een medewerker ziek wordt, blijft de werkgever verantwoordelijk voor verschillende kosten en verplichtingen. Daarnaast kan vervanging nodig zijn om werkzaamheden door te laten gaan. Bij langdurige ziekte kunnen deze bedragen behoorlijk oplopen. Een deel van het risico kan afhankelijk van de situatie worden verzekerd.

Werk je begroting gedurende het jaar bij

Het is onverstandig om alleen aan het begin van het jaar een begroting te maken en hier vervolgens weinig meer mee te doen. In plaats daarvan is het goed om gedurende het jaar een aantal keer kritisch naar de begroting te kijken. Vergelijk gedurende het jaar de werkelijke inkomsten en uitgaven met de bedragen die je had verwacht. Zijn bepaalde kosten structureel hoger geworden? Dan kun je je verwachting voor de rest van het jaar aanpassen. Hetzelfde geldt wanneer de omzet juist hoger of lager uitvalt.