Waarom kiezen voor een ERP systeem?

Een ERP systeem automatiseert bedrijfsprocessen. Voor veel bedrijven is een ERP systeem een oplossing voor de problemen waar ze tegenaan lopen. Door bedrijfsprocessen te digitaliseren en automatiseren waardoor de productiviteit verhoogt wordt en kosten verlaagd worden.

Wanneer bedrijven groter worden en meerdere afdelingen hebben zie je vaak dat er problemen ontstaan omdat iedere afdeling met een ander programma werkt. Deze programma’s kunnen niet met elkaar communiceren. Hierdoor werkt iedereen vanuit een andere databron. Het kan voorkomen dat afdelingen handmatig gegevens in moeten voeren, dit kost veel tijd en is erg foutgevoelig.

Sommige bedrijven kiezen voor een best of breed systeem. Bij deze oplossing worden bestaande systemen en programma’s gekoppeld. Hierdoor houdt de afdeling hun eigen programma en kan hun programma communiceren met een programma van een andere afdeling. Toch is dit niet altijd de beste oplossing om alle bedrijfsprocessen te automatiseren. Veel processen hebben informatie die afdelingsoverstijgend is. Met een best of breed systeem werk je nog steeds niet vanuit één databron. Hierdoor kan het zijn dat afdelingen nog steeds dubbel werk moeten doen. Ook heeft een best of breed systeem veel onderhoud en ondersteuning nodig. Vaak wordt er voor een best of breed systeem gekozen omdat dit een stuk goedkoper is in aanschaf dan een ERP systeem. Maar door de hogere onderhouds- en ondersteuningskosten en het feit dat afdelingen soms dubbel werk moeten doen is het niet altijd de goedkoopste oplossing.

Een ERP systeem is dan wel duur in aanschaf maar het brengt veel voordelen met zich mee. Doordat je een systeem hebt is het onderhoud goedkoper. De ondersteuning is eenvoudiger, omdat het voor elke afdeling in principe hetzelfde is. Informatie hoeft niet meer dubbel ingevoerd te worden wat veel tijd scheelt en minder foutgevoelig is. Daarnaast verlopen bedrijfsprocessen een stuk sneller wanneer je controle hebt vanuit één systeem. Iedereen werkt vanuit dezelfde databron waardoor informatie altijd volledig en up to date is.

Wanneer je een ERP systeem aan gaat schaffen zijn er veel mogelijkheden. Er zijn veel verschillende aanbieders van ERP systemen. Je kunt ervoor kiezen om eerst het ERP systeem te kiezen en dan te kijken wie deze levert en implementeert. Zo kan het zijn dat je voor een ERP systeem van Exact kiest en daarna uit de lijst met exact partners een partner kiest. Je kunt het ook andersom doen. In dat geval zoek je eerst een implementatiepartner uit, hierdoor heb je geen keuze in het soort ERP systeem, maar in de basis is elk ERP systeem hetzelfde. De meerwaarde zit vaak in de implementatiepartner. Vaak zie je dat resellers zelf extra toevoegingen hebben gemaakt om het bestaande systeem te verbeteren.