Alles wat je moet weten over aanbestedingen

Aanbestedingen zijn een belangrijk mechanisme voor bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe projecten en contracten, vooral binnen de publieke sector. Het proces kan echter complex en concurrerend zijn. In deze gids leggen we uit wat aanbestedingen zijn, hoe het proces werkt, en geven we je tips om succesvol aanbestedingen te winnen.

Wat zijn aanbestedingen?

Aanbestedingen zijn formele processen waarbij organisaties, vaak overheden of grote bedrijven, uitnodigingen sturen om offertes in te dienen voor specifieke projecten of diensten. Dit proces wordt ook wel tenderen genoemd. Het doel van aanbestedingen is om een eerlijke en transparante selectie van leveranciers mogelijk te maken, waarbij de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt gezocht.

Verschillende soorten aanbestedingen

Openbare aanbesteding: Iedereen kan een offerte indienen. Dit type is meestal bedoeld voor grotere projecten en wordt vaak gebruikt door overheidsinstanties. Je kan ook onderhands aanbesteden. Kijk hiervoor voor meer informatie op www.tender.app. 

Niet-openbare aanbesteding: Alleen geselecteerde bedrijven worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren na een voorselectie op basis van een kwalificatieprocedure.

Onderhandelingsprocedure: De aanbestedende partij onderhandelt met één of meerdere geselecteerde bedrijven voordat een contract wordt toegewezen. Dit type wordt vaak gebruikt in complexe of specialistische projecten.

Het aanbestedingsproces

Het aanbestedingsproces kan variëren afhankelijk van de complexiteit van het project en de specifieke eisen van de aanbestedende partij. Over het algemeen omvat het proces de volgende stappen:

Aankondiging: De aanbestedende partij maakt de aanbesteding bekend via officiële kanalen, zoals aanbestedingsdatabases, websites of andere publicaties. In deze aankondiging staan de details van het project, de criteria waaraan inschrijvers moeten voldoen en de deadline voor het indienen van offertes.

Voorbereiding van de offerte: Bedrijven die geïnteresseerd zijn in de aanbesteding, verzamelen de benodigde documenten en informatie om een offerte op te stellen. Dit omvat vaak een gedetailleerde beschrijving van hoe zij het project zullen aanpakken, de kostenraming en de kwalificaties van hun team.

Indiening van de offerte: De offertes moeten voor de deadline worden ingediend volgens de specifieke instructies in de aanbestedingsdocumenten. Dit kan elektronisch of op papier gebeuren.

Beoordeling en selectie: De aanbestedende partij beoordeelt de ingediende offertes op basis van de vastgestelde criteria. Dit kan prijs, kwaliteit, ervaring, duurzaamheid en andere factoren omvatten. Na de beoordeling worden de beste inschrijvers geselecteerd voor verdere onderhandeling of direct toegewezen.

Toewijzing van het contract: Het contract wordt toegekend aan de winnende inschrijver(s). Deze fase omvat vaak onderhandelingen over de definitieve voorwaarden en ondertekening van de contractdocumenten.

Uitvoering en evaluatie: Het winnende bedrijf voert het project uit volgens de voorwaarden van het contract. Na voltooiing wordt het project geëvalueerd om te bepalen of het aan de verwachtingen en eisen heeft voldaan.