Welke administratie moet ik als zzp'er bijhouden?

Als zzp’er (zelfstandige zonder personeel) ben je ondernemer, en dat brengt verantwoordelijkheden met zich mee — waaronder een degelijke administratie. Niet alleen ben je wettelijk verplicht om je administratie op orde te houden, het helpt je ook om grip te krijgen op je financiën, tijdig belastingaangiften te doen en verantwoorde keuzes te maken voor de toekomst van je bedrijf. Maar welke administratie moet je precies bijhouden als zzp’er? In deze blog leggen we het overzichtelijk uit.

1. Basisadministratie: de kern van je bedrijfsvoering

De Belastingdienst stelt dat je als ondernemer je basisadministratie moet bijhouden. Deze bestaat uit:

• In- en verkoopfacturen: Alle facturen die je verstuurt (verkoopfacturen) én ontvangt (inkoopfacturen of bonnetjes) moeten bewaard worden. Ze vormen de kern van je omzet en kosten.

• Bankafschriften: Zowel van je zakelijke rekening als eventuele zakelijke transacties op je privé-rekening (indien van toepassing).

• Kasadministratie (indien van toepassing): Als je contant geld ontvangt of uitgeeft, moet je dat ook netjes bijhouden.

• Urenregistratie: Vooral belangrijk als je gebruik wilt maken van fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek. Je moet kunnen aantonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt.

• Rittenadministratie (bij zakelijk gebruik auto): Gebruik je een auto (privé of zakelijk) voor je onderneming? Dan moet je je kilometers registreren voor de btw-aangifte of bijtelling.

2. Belastingaangiften en rapportages

Als zzp’er krijg je te maken met verschillende soorten belastingaangiften:

• Omzetbelasting (btw-aangifte): Vaak per kwartaal, tenzij anders bepaald door de Belastingdienst. Je moet kunnen onderbouwen hoeveel btw je hebt ontvangen en betaald.

• Inkomstenbelasting: Jaarlijks doe je aangifte over je inkomsten als ondernemer. Je winst wordt bepaald aan de hand van je administratie.

• Suppletieaangifte (btw-correctie): Als je een fout ontdekt in een eerdere btw-aangifte, moet je dit corrigeren via een suppletie.

Daarnaast is het verstandig om tussentijds rapportages te maken, zoals een winst- en verliesrekening of een balans. Zo weet je hoe je bedrijf ervoor staat.

3. Bewaarplicht: hoe lang moet je je administratie bewaren?

De Belastingdienst verplicht ondernemers om hun administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Voor gegevens met betrekking tot onroerende zaken is dit zelfs 10 jaar. Dit geldt zowel voor digitale als papieren administratie. Zorg dus voor een goede (en veilige) back-up van je digitale bestanden.

4. Tools en software voor administratie

Hoewel je alles handmatig in Excel zou kunnen bijhouden, kiezen veel zzp’ers voor online boekhoudsoftware zoals Moneybird, e-Boekhouden.nl, Jortt of Exact. Deze tools maken het bijhouden van je administratie eenvoudiger, sneller én minder foutgevoelig.

Conclusie: administratie is essentieel

Een goede administratie is de ruggengraat van je onderneming. Niet alleen om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook om inzicht te houden in je financiële situatie. Door vanaf het begin je administratie goed op te zetten en bij te houden, bespaar je jezelf later veel stress, tijd en mogelijk zelfs boetes. Het is dus absoluut de moeite waard om hierin te investeren — of het nu tijd, kennis of software is.